Krankmeldungs-Agent

Jeden Morgen liegen neue eAU-Meldungen im System. Montags nach Grippewellen sind es dutzende. Jede einzelne löst eine Kaskade aus: Zuordnung zum Mitarbeitenden, Prüfung ob Erst- oder Folgemeldung, Berechnung der Entgeltfortzahlungsfrist, Abgleich mit der AU-Historie auf Vorerkrankungen, Krankenkassenmeldung, Payroll-Korrektur, Information an die Führungskraft - ohne Diagnose. Und bei Langzeitfällen: BEM-Fristüberwachung nach SGB IX.

Das ist kein Ausnahmefall. Das ist der Normalzustand. Durchschnittlich 20 bis 24 AU-Tage pro Beschäftigtem im Jahr, Tendenz stabil auf Rekordniveau. In einem Unternehmen mit 2.000 Mitarbeitenden bedeutet das 40.000 bis 48.000 AU-Tage jährlich - jeder einzelne ein Verwaltungsakt mit gesetzlichen Fristen und Konsequenzen bei Versäumnis. Allein die Entgeltfortzahlung kostet deutsche Arbeitgeber insgesamt 82 Milliarden Euro im Jahr. Das Problem ist nicht die Komplexität der einzelnen Krankmeldung. Das Problem ist das Volumen bei gleichzeitig null Fehlertoleranz.

Wo die Fehler entstehen

Dieser Agent folgt dem Decision Layer-Prinzip: jede Entscheidung ist entweder regelbasiert, KI-assistiert oder explizit einem Menschen zugeordnet.

Die Fristenberechnung nach Paragraph 3 EFZG klingt einfach: sechs Wochen Entgeltfortzahlung ab Beginn der Arbeitsunfähigkeit. In der Praxis ist sie eine der häufigsten Fehlerquellen in der Entgeltabrechnung. Drei Konstellationen verursachen die meisten Probleme:

Vorerkrankungsanrechnung. Meldet sich ein Mitarbeiter innerhalb von zwölf Monaten erneut mit derselben Grunderkrankung arbeitsunfähig, läuft keine neue Sechs-Wochen-Frist. Die bisherigen AU-Tage werden angerechnet. In der Praxis scheitert das regelmäßig daran, dass niemand die AU-Historie systematisch auf Diagnosegruppen abgleicht. Ergebnis: Der Arbeitgeber zahlt sechs Wochen, obwohl der Anspruch bereits erschöpft war - oder kürzt zu früh, obwohl es sich um ein neues Grundleiden handelt.

Erst- und Folgemeldungen. Wenn eine eAU eingeht, muss sofort entschieden werden: Ist das eine neue Arbeitsunfähigkeit oder die Verlängerung einer bestehenden? Davon hängt ab, ob die Sechs-Wochen-Frist neu startet oder weiterläuft. Bei manueller Verarbeitung reicht ein falscher Datumsabgleich, um die gesamte Fristenberechnung zu kippen.

Feiertage und Schichtmodelle. In Betrieben mit variablen Arbeitszeiten gehört die Entgeltfortzahlungsberechnung zu den fehleranfälligsten Positionen in der Payroll. Feiertage innerhalb einer AU-Periode werden falsch klassifiziert, Schichtzulagen nicht korrekt berücksichtigt.

Jeder dieser Fehler erzeugt Nacharbeit: Korrekturabrechnungen, Rückforderungen, im schlimmsten Fall Haftungsrisiken bei Betriebsprüfungen.

Vier Fristen, vier Empfänger, null Spielraum

Eine einzelne Krankmeldung betrifft parallel mehrere Prozesse und Systeme:

eAU-Eingang
    |
    +-- Payroll: Entgeltfortzahlung oder Krankengeld?
    |
    +-- Krankenkasse: Meldung nach SGB V (gesetzliche Frist)
    |
    +-- Führungskraft: Information ohne Diagnose
    |
    +-- BEM-Monitor: AU-Tage kumulieren, 42-Tage-Schwelle prüfen

Jeder dieser vier Stränge hat eigene Fristen, eigene Empfänger, eigene Datenschutzregeln. Die Krankenkassenmeldung nach DEÜV muss termingerecht rausgehen. Die Führungskraft darf erfahren, dass jemand krank ist - aber nicht woran. Die Payroll muss wissen, ob Entgeltfortzahlung oder Krankengeld greift. Und der BEM-Monitor muss im Hintergrund AU-Tage aufaddieren, über Monate hinweg, über Unterbrechungen hinweg.

Manuell heißt das: vier verschiedene Systeme, vier verschiedene Bearbeitungsschritte, bei jeder einzelnen Krankmeldung. Bei hundert Meldungen im Monat wird aus einem beherrschbaren Prozess ein fragiles Konstrukt aus Erinnerungen, Excellisten und dem Prinzip Hoffnung.

Regelwerk statt Raten

Der Krankmeldungs-Agent zerlegt diesen Prozess in seine Einzelschritte und ordnet jedem Schritt einen Entscheider zu: Regelwerk, KI-Analyse oder Mensch.

Die überwiegende Mehrheit dieser Schritte ist deterministisch. eAU-Zuordnung über Versicherungsnummer und Personalnummer: Regelwerk. Datumsabgleich Erst- oder Folgemeldung: Regelwerk. Entgeltfortzahlungsfrist nach EFZG: Regelwerk. Krankenkassenmeldung nach SGB V: Regelwerk. Führungskraft-Benachrichtigung ohne Diagnosedaten: Regelwerk.

Nur an einer Stelle braucht der Prozess echte Analyse: bei der Vorerkrankungsanrechnung. Hier muss die AU-Historie auf gleiche Diagnosegruppen innerhalb der Zwölf-Monats-Frist geprüft werden. Das ist kein Ja-Nein-Abgleich, sondern eine Musterkennung über medizinische Kategorien. KI-gestützt, aber mit transparentem Entscheidungsprotokoll - weil jede Anrechnung vor dem Arbeitsgericht Bestand haben muss.

Die 42-Tage-Grenze: Wo Automatisierung aufhört

Bei Langzeiterkrankungen überwacht der Agent die kumulative AU-Dauer. Erreicht ein Mitarbeitender 42 Tage innerhalb von zwölf Monaten, greift die BEM-Pflicht nach Paragraph 167 SGB IX. Der Agent erkennt die Schwelle zuverlässig - auch wenn die 42 Tage sich aus mehreren kürzeren Ausfällen zusammensetzen, über Monate verteilt, mit Unterbrechungen dazwischen.

Aber: Die BEM-Einladung selbst löst der Agent nicht aus. Er meldet die Schwellenüberschreitung an HR. Der Mensch entscheidet über Zeitpunkt, Form und Gesprächsführung. Das ist keine technische Limitierung - es ist eine bewusste Architekturentscheidung. BEM ist ein Gespräch zwischen Menschen über die Zukunft eines Arbeitsverhältnisses. Kein Algorithmus entscheidet, wann der richtige Moment für dieses Gespräch ist.

Diese Grenzziehung ist bezeichnend für den gesamten Prozess: Der Agent übernimmt Volumen, Fristen und Meldepflichten. Der Mensch behält die Entscheidungen, die Urteilsvermögen erfordern. Im BEM-Kontext heißt das auch: Nur rund die Hälfte der berechtigten Beschäftigten erhält überhaupt ein BEM-Angebot - nicht weil Unternehmen die Pflicht ignorieren, sondern weil die Schwellenüberschreitung in manuellen Prozessen schlicht übersehen wird. Ein Agent, der 42 Tage zuverlässig zählt, löst kein einziges BEM-Problem. Aber er stellt sicher, dass HR von jedem einzelnen Fall erfährt.

Gesundheitsdaten brauchen eine eigene Schutzarchitektur

Krankmeldungen enthalten besondere Kategorien personenbezogener Daten nach DSGVO Artikel 9. Das erfordert mehr als Zugriffsrechte und Verschlüsselung. Es erfordert eine Architektur, die Datensparsamkeit erzwingt.

Der Agent verarbeitet AU-Zeiträume und Diagnosegruppen - aber nur dort, wo es für die Fristenberechnung zwingend erforderlich ist. Konkrete Diagnosen werden nicht an Führungskräfte weitergegeben, nicht im Benachrichtigungstext gespeichert, nicht im Decision Log protokolliert. Jede Verarbeitungsregel ist in der Rahmen-Betriebsvereinbarung dokumentiert und vom Betriebsrat einsehbar.

Das klingt nach Selbstverständlichkeit. In der Praxis manueller Prozesse ist es das nicht. Wer AU-Bescheinigungen als PDF per Email an die Führungskraft weiterleitet, hat ein Datenschutzproblem - auch wenn es niemand absichtlich herbeigeführt hat. Ein regelbasierter Agent hat dieses Problem strukturell nicht, weil die Informationsarchitektur vorgibt, welche Daten an welchen Empfänger fließen.