Sick Leave Processing Agent

Toda manhã chegam novos atestados médicos ao sistema. Nas segundas-feiras depois de ondas de gripe, são dezenas. Cada um desencadeia uma cascata: atribuição ao colaborador, verificação se é atestado inicial ou prorrogação, cálculo do período de responsabilidade do empregador, cruzamento com o histórico de afastamentos, notificação ao INSS via eSocial, impacto na folha de pagamento, informação ao gestor - sem dados de diagnóstico. E nos casos de longa duração: acompanhamento do limite de 15 dias para encaminhamento ao INSS.

Isso não é exceção. É o estado normal. Em média, os trabalhadores brasileiros acumulam entre 15 e 20 dias de afastamento por doença por ano. Em uma empresa com 2.000 colaboradores, isso representa 30.000 a 40.000 dias de afastamento por ano - cada um deles um ato administrativo com prazos legais e consequências em caso de descumprimento. Só os primeiros 15 dias de salário pagos pelo empregador já representam um custo expressivo. O problema não é a complexidade de um único atestado. O problema é o volume combinado com tolerância zero a erros.

Onde os erros acontecem

Este agente segue o princípio do Decision Layer: cada decisão é baseada em regras, assistida por IA ou atribuída explicitamente a uma pessoa.

O cálculo dos dias de responsabilidade do empregador conforme a CLT parece simples: até 15 dias consecutivos de afastamento, o empregador paga. A partir do 16o dia, o colaborador é encaminhado ao INSS. Na prática, esse cálculo é uma das fontes de erro mais frequentes na folha. Três situações causam a maioria dos problemas:

Afastamentos recorrentes pela mesma patologia. Quando um colaborador se afasta novamente pela mesma causa dentro de 60 dias, o INSS pode considerar como prorrogação do afastamento anterior. Na prática, isso falha regularmente porque ninguém cruza sistematicamente o histórico de atestados por grupo de diagnóstico. Resultado: o empregador paga 15 dias novamente, quando o direito já havia sido esgotado - ou corta cedo demais, quando se trata de uma nova causa.

Atestados iniciais e prorrogações. Quando um atestado chega, é preciso decidir imediatamente: é um novo afastamento ou a extensão de um existente? Disso depende se a contagem de 15 dias recomeça ou continua. No processamento manual, basta um cruzamento de datas errado para comprometer todo o cálculo.

Feriados e escalas variáveis. Em empresas com turnos variáveis, o cálculo do pagamento durante o afastamento é uma das posições mais sujeitas a erros na folha. Feriados dentro de um período de afastamento são classificados incorretamente, adicionais de turno não são considerados.

Cada um desses erros gera retrabalho: folhas complementares, devoluções, no pior caso, riscos em fiscalizações.

Quatro prazos, quatro destinatários, zero margem

Um único atestado afeta paralelamente múltiplos processos e sistemas:

Entrada do atestado
    |
    +-- Folha: pagamento pelo empregador ou benefício do INSS?
    |
    +-- INSS/eSocial: evento de afastamento (prazo legal)
    |
    +-- Gestor: informação sem diagnóstico
    |
    +-- Monitor de longa duração: dias acumulam, limite de 15 dias

Cada um desses quatro fluxos tem seus próprios prazos, destinatários e regras de proteção de dados. O evento de afastamento no eSocial precisa ser transmitido dentro do prazo. O gestor pode saber que alguém está afastado - mas não o motivo. A folha precisa saber se o pagamento é do empregador ou do INSS. E o monitor de longa duração precisa acumular dias no fundo, ao longo de meses, incluindo interrupções.

Manualmente, isso significa: quatro sistemas diferentes, quatro etapas de processamento diferentes, a cada atestado. Com cem atestados por mês, um processo controlável se transforma em uma construção frágil feita de lembretes, planilhas e o princípio da esperança.

Regras em vez de suposições

O agente de afastamentos decompõe esse processo em suas etapas individuais e atribui a cada etapa um decisor: regra, análise por IA ou humano.

A grande maioria dessas etapas é determinística. Atribuição do atestado por número de matrícula: regra. Cruzamento de datas para verificar se é inicial ou prorrogação: regra. Período de responsabilidade do empregador conforme CLT: regra. Evento de afastamento no eSocial: regra. Notificação ao gestor sem dados de diagnóstico: regra.

Apenas em um ponto o processo precisa de análise real: na verificação de afastamentos recorrentes pela mesma patologia. Aqui, o histórico de atestados precisa ser analisado para identificar padrões de diagnóstico dentro do período de 60 dias. Não é uma verificação binária simples, mas um reconhecimento de padrões sobre categorias médicas. Apoiado por IA, mas com protocolo de decisão transparente - porque cada classificação precisa resistir a uma eventual contestação trabalhista.

O limite de 15 dias: onde a automação para

Em afastamentos de longa duração, o agente monitora a duração acumulada. Quando um colaborador atinge 15 dias consecutivos, é necessário o encaminhamento ao INSS para avaliação de benefício previdenciário. O agente reconhece esse limite de forma confiável - mesmo quando os 15 dias resultam de prorrogações, com intervalos entre elas.

Mas: a comunicação ao colaborador sobre o encaminhamento ao INSS não é disparada automaticamente pelo agente. Ele reporta o atingimento do limite ao RH. O ser humano decide sobre o momento, a forma e a orientação ao colaborador. Isso não é uma limitação técnica - é uma decisão arquitetural deliberada. O encaminhamento ao INSS envolve orientação ao colaborador sobre seus direitos. Nenhum algoritmo decide quando é o momento certo para essa conversa.

Essa delimitação é emblemática de todo o processo: o agente assume volume, prazos e obrigações de reporte. O ser humano mantém as decisões que exigem julgamento. No contexto do INSS, isso também significa: muitos colaboradores não são encaminhados no prazo correto - não porque a empresa ignora a obrigação, mas porque o atingimento do limite simplesmente passa despercebido em processos manuais. Um agente que conta 15 dias de forma confiável não resolve nenhum problema de encaminhamento ao INSS em si. Mas garante que o RH tome conhecimento de cada caso.

Dados de saúde exigem uma arquitetura própria de proteção

Atestados médicos contêm dados pessoais sensíveis conforme a LGPD, artigo 11. Isso exige mais do que controles de acesso e criptografia. Exige uma arquitetura que imponha minimização de dados.

O agente processa períodos de afastamento e grupos de diagnóstico - mas apenas onde estritamente necessário para o cálculo de prazos. Diagnósticos concretos não são repassados a gestores, não são armazenados em textos de notificação, não são registrados no Decision Log. Cada regra de processamento está documentada em acordo com o sindicato (PT: sindicato) e pode ser consultada pelos representantes dos trabalhadores.

Isso parece óbvio. Na prática de processos manuais, não é. Quem encaminha atestados em PDF por email ao gestor tem um problema de proteção de dados - mesmo que ninguém o tenha causado intencionalmente. Um agente baseado em regras não tem esse problema estruturalmente, porque a arquitetura de informação define quais dados fluem para qual destinatário.